株式会社D.H.G（以下「当社」と言います）はメール配信サービス、及びクラウドコンピューティング導入支援等のＡＳＰ事業を展開する企業として、個人情報を保護することが重要な経営課題であると認識しています。当社は、個人情報保護の重要性を踏まえ、企業の社会的責任として当社に関わるすべての方の個人情報を正確かつ安全に扱い、保護するべきものであると考えます。当社では個人情報を取り扱うにあたり、役員、従業員すべてが個人情報に関する法令および、以下の通り定めた個人情報保護方針を遵守し、継続的な改善に取り組んでいきます。

個人情報保護に対する基本的な考え方

1.個人情報の定義

当社は、個人を識別可能なすべての情報を個人情報として定義します。

2.個人情報の取得、利用、提供

当社は、個人情報保護のための管理体制を確立し、個人情報の取得、利用及び提供を適切に行います。お預かりした個人情報は、特定された利用目的の範囲を超えて取扱わないものとし、そのための措置を講じます。

3.個人情報の取扱いに関する法令その他規範の遵守

当社は、個人情報保護法等の個人情報の取扱いに関する法令、同法関連ガイドライン等の国が定める指針、その他の規範を遵守します。

4.プライバシーポリシー適用の特例

当社の提供するサービスの利用規約等において、本プライバシーポリシーと異なる特段の定めがある場合には、当該利用規約等を優先して適用します。

5.個人情報の安全管理

当社は、個人情報の安全を維持し、個人情報の漏えい、滅失またはき損などの危険を防止します。万一問題が発生した場合およびその兆候を予見した場合には速やかに是正・改善します。

6.苦情および相談への対応

当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情、相談、お問い合わせ、開示等に関する窓口として 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 を設置し、誠実かつ迅速に対応します。

7.プライバシーポリシーの掲示

本プライバシーポリシーは、当社ウェブサイト、社内ネットワークに掲示・掲載することにより、どなたにも閲覧可能な状態にします。

8.個人情報保護の継続的改善

個人情報保護マネジメントシステムは、社会情勢の変化や情報技術の進歩等に応じて内容や運用の定期的な見直しを行い継続的に改善するとともに、従業員に徹底します。また、本ポリシーを改定した場合、当社のホームページにて公表します。

個人情報の取扱いについて

1.個人情報の取得

当社は、すべての事業で取扱う個人情報および従業員等の個人情報を取得する場合には、利用目的を明確に通知し、同意を得た上で、利用目的の達成に必要な範囲内のみ取得します。

2.個人情報の利用

当社は、個人情報を取得する際に同意を得た利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。
また、同意を得た目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、事前に個人情報提供者にその目的を通知し、同意を得た上で利用します。
委託された個人情報についても同様の扱いとします。
【利用目的】
当社では、お客様等の個人情報を以下の目的のために利用します。
(1) お客様に関する個人情報

・ 各種お問い合わせ、ご質問、ご請求への対応
・ 商品やサービスに関するご案内、アンケート調査
・ 当社提供サービスのご利用
・ 受託業務の運用管理
・ その他上記業務に関連する業務の遂行

(2) 当社、取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報

・ 業務上必要な諸連絡、商談、契約等
・ 取引先情報管理、支払い、収入の処理
・ 従業員の就業管理および福利厚生に必要な手続き

(3) 採用応募者に関する個人情報

・ 採用応募者への採用情報等の提供・連絡
・ 当社での採用業務管理
・ 入社予定者の各種手続き

(4) 当社従業者の個人情報

・従業員の就業管理および福利厚生に必要な手続き

　【非開示個人情報の種別と利用目的】
　取引先から委託された個人情報

・ 当社提供サービスの実行

 

 

3.個人情報の第三者への提供

当社は、次の場合を除いて取得した個人情報を第三者に預託・提供することはありません。また、承諾をいただいた場合でも、当社以外の第三者に個人除法を開示、預託、および提供する場合には、当該第三者と個人情報保護に関する取り決めをおこない、個人情報保護に万全を期すよう努めます。

・ 個人情報提供者からの同意がある場合
・ 法令により開示を求められた場合
・ 裁判所、警察等の公的機関から開示を求められた場合
・ 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、同意を得ることが困難な場合

4.個人情報の管理

当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩および個人情報への不正アクセスを防止するために、関係する法令、国が定める指針その他の規範および当社内部規定に従います。また、個人情報管理責任者を設置して必要な情報セキュリティ対策を講じ、社内で個人情報を収集、利用する者は、個人情報の保護および適正な管理方法についての研修を受け、管理者の指示のもとで個人情報の秘密の保持に十分な注意を払います。>

5.業務委託における個人情報の扱い

当社は、上記の利用目的を達成するため、お預かりした個人データを委託する場合がありますが、個人情報の取り扱い業務を委託する場合は、当社の個人情報保護に関する安全基準に基づいて、安全性を確認した委託先に限定することとします。

6.受託業務に含まれる個人情報の扱い

当社が業務を受託した際に業務遂行に必要な個人情報が含まれていた場合には、お預かりした個人情報を厳正に管理し、契約の範囲内で利用します。

7.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去

当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、個人情報提供者本人および代理人から、利用目的の通知、内容の開示・訂正・追加・削除、利用停止等の求めがあった場合は、本人確認の上で、速やかに対応します。 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 を設置しておりますので、開示等の手続きは「個人情報開示等のお申込みについて」をご覧ください。
また、業務遂行後、当該業務のために取得した個人情報は、不要となったことを確認した上で、消去する場合がございます。

8.個人情報に関するお問い合わせ

当社の個人情報保護に対するお問い合わせ・ご意見・ご相談・苦情等がございましたら、 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 へご連絡ください。

9.他社ウェブサイトへのリンクについて

当社のウェブサイトからリンクされている他社のウェブサイトにおける個人情報の取り扱いの基準や内容において、当社は責任を負うものではありません。リンク先ウェブサイトのプライバシーポリシー等をご覧ください。

 

個人情報開示等の手続きについて

個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・削除、利用の停止または第三者への提供停止のご請求つきましては 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 にて承ります。

1.開示等のご請求

開示のご請求は 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 宛に、所定の書類に必要書類を同封のうえ、必ず郵送によりご請求ください。
※ 手続きの詳細につきましては、 「個人情報に関するお問い合わせ窓口」 までお問い合わせください。

2.手続きに際しご提出いただく書面

開示のご請求に際しては次の請求書(A)をダウンロードしていただき、所定の事項をご記入のうえ、本人確認のための書類(B)を同封し、上記1.宛にご郵送ください。

・ 当社指定の申請書（郵便・メール等でご請求ください）
・ 本人確認のための書類
（運転免許証・健康保険証・パスポートのコピー、または住民票）　1通

3.代理人による開示のご請求

ご請求をされる方が未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人あるいはご請求に関して本人が委任した代理人である場合は、上記2.の書類に加え、下記の書類をご同封ください。
【A．法定代理人の場合】

・ 法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本）　1通
・ 法定代理人ご本人であることを確認するための書類
（法定代理人の運転免許証・健康保険証・パスポートのコピー、または住民票）　1通

【B．委任による代理人の場合】

・ 委任状　1通
・ 代理人ご本人であることを確認するための書類
（代理人の運転免許証・健康保険証・パスポートのコピー、または住民票）　1通

※ ご提出いただいたご本人・代理人確認のための書類は、当社にて確認後、速やかに廃棄します。返却をご希望の場合は、個人情報開示等申出書にその旨を記入ください。

4.手数料

個人情報に関する利用目的の通知または、開示のお申し出には、１回につき個人情報を配達証明で送るための料金、及び手数料として1000円を現金または郵便定額小為替にてお支払いください。

5.開示のご請求に対するご回答の方法

申請書にご記入いただきましたご住所宛に書面によってご回答申しあげます。

6.開示のお求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示のお求めにともない取得した個人情報は、開示の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

7.「保有個人データ」の非開示について

次に定める場合は非開示とさせていただきます。

・ 本人が確認できない場合
・ 代理人による請求に際して代理権が確認できない場合
・ 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
・ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
・ 他の法令に違反することとなる場合